Rechnungsmerkmale

Beachten Sie, dass Rechnungen mit Umsätzen, von denen Sie den Vorsteuerabzug geltend machen möchten, bestimmten Formvorschriften genügen müssen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer sind verpflichtet, auf ihren Rechnungen folgende Angaben zu machen:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder Leistung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
• Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
• Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
• anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• erteilte Steuernummer oder bei EG Lieferungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. / V. A. T.)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig vergeben werden)
• bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
• jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen)
• Verlagerung der Steuerschuldnerschaft bei Bauleistungen auf den Leistungsempfänger: z. B. „Als Leistungsempfänger schulden Sie die Umsatzsteuer nach § 13 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG“
• Bei Lieferungen / Leistungen an Privathaushalte: „Sie sind gesetzlich verpflichtet diese Rechnung 2 Jahre aufzubewahren.“

Spezielle Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Bruttobetrag 150 € (bis 31.12.2006: 100 €) nicht übersteigt, reichen (abweichend von den oben aufgezählten Merkmalen) folgende Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistungen in einer Summe. Ein gesonderter Steuerausweis muss somit nicht erfolgen.
• anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Ausstellungsdatum der Rechnung

Sonderregelung für Unternehmer im Baubereich

Seit dem 1.4.2004 schuldet bei Bauleistungen nicht mehr wie zuvor der leistende Bauunternehmer (z. B. Subunternehmer) die Umsatzsteuer. Vielmehr muss jetzt der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt zahlen. Das gilt aber nur dann, wenn der Leistungsempfänger selbst Bauleistungen erbringt. Eine Übergangsregelung hat es ermöglicht, Umsätze in der Zeit vom 1.4.2004 bis zum 30.6.2004 im gegenseitigen Einvernehmen noch nach altem Recht abzuwickeln.

• Das muss der leistende Unternehmer beachten

  Sie dürfen ab jetzt nur noch den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In Ihrer Rechnung sollten Sie einen entsprechenden Hinweis anbringen, beispielsweise: "Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG wird hingewiesen". Die Neuregelung ist sogar dann anzuwenden, wenn Sie eine Bauleistung für den Privatbereich Ihres Vertragspartners erbringen, beispielsweise für dessen selbst genutztes Einfamilienhaus.

  Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Es gibt hier jedoch eine Bagatellgrenze. Bei einem Nettorechnungsbetrag bis zu € 500,00 gilt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nicht. Hier müssen Sie also wie früher die Rechnung zuzüglich Umsatzsteuer ausstellen und selbst die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

  Wenn der Leistungsempfänger Ihnen eine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegt, können Sie davon ausgehen, dass er selbst Bauleistungen erbringt und es deshalb zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommt.

  In Ihrer eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ein solcher Umsatz zunächst nicht zu erfassen. Er muss jedoch in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung angegeben werden.

• Das gilt für den Leistungsempfänger

  Sie dürfen auf keinen Fall die Umsatzsteuer an Ihren Vertragspartner zahlen, sondern nur direkt an das Finanzamt. Den an Sie erbrachten Umsatz müssen Sie in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung erklären. In der gleichen Voranmeldung können Sie den Betrag wieder als Vorsteuer geltend machen, soweit vorsteuerabzugsberechtigt.

Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen

Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben).

Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe angeführt werden.